غرفه نمایشگاه چیست؟

غرفه یک فضای هندسی هست که شما خریداری می کنید و محصولات و خدماتتان را در این فضا نمایش خواهید داد و در واقع با این غرفه شما در نمایشگاه شرکت می کنید، اما غرفه را باید توسط شرکت های طراحی و ساخت غرفه های نمایشگاهی طراحی و پیاده سازی کنید در غیر اینصورت تا زمان خرید شما فقط یک قطعه زمین از فضای نمایشگاهی را به اصطلاح و به طور موقت خریداری می کنید .

چرا باید در نمایشگاه شرکت کنیم و از مقررات نمایشگاه پیروی کنیم؟

• محیطی پویا برای خرید و فروش
• کاهش هزینه جستجو
• فضای رقابتی بالا
• فضای کسب اطلاعات در مورد رقبا و محصولات و خدمات
• برندینگ خود و شرکت خود
• جذب سرمایه گذار
• جذب نیروهای متخصص و برون سپاری وظایف

مروری بر مقررات و قوانین شرکت در نمایشگاه

1-مقررات مربوط به ثبت نام و پرداخت هزینه غرفه و قوانین ساخت غرفه نمایشگاهی

2-قوانین مربوط به ارائه محصولات و خدمات در نمایشگاه

3- قوانین و مقررات نظافت در غرفه و نمایشگاه

4-قوانین مربوط به انصراف از نمایشگاه و غرفه خریداری شده

5- قوانی ساخت و تخریب غرفه

6-تبلیغات در نمایشگاه

قسمت اول:

1-تکمیل و ارائه مدارک و مستندات طراحی غرفه:

طراحی غرفه در نمایشگاه به طور کلی به 2 صورت انجام می شود در مدل اول هنگام خرید غرفه از مجری نمایشگاه شما غرفه با تجهیز خریداری میکنید در این مدل طراحی غرفه بر عهده مجری نمایشگاه خواهد بود که معمولا هم 10 درصد از مدیران و مسئول فرو شها این مدل طراحی غرفه را انتخاب می کنند ، مدل دوم ، خرید غرفه بدون تجهیز میشه که تو این مدل شما فقط مساحت یا زمین غرفه را می خرید و باید با شرکت های طراحی و ساخت غرفه قرار دادی میندید تا غرفه شما رو طراحی کنند و بعد بسازند، در مدل دوم شما 72 ساعت قبل از تحویل زمین یا 20 روز قبل از شروع نمایشگاه باید مدارک و مستندات مربوط به مدیریت و طراحی غرفه را به مجری نمایشگاه تحویل دهید.

و فقط تا 2 روز بعد از تحویل گرفتن غرفه شما حق اعتراض نسبت به کم بودن متراژ خریداری شده شما با مترازی که تحویل گرفتن رو دارین ، پس به محض تحویل گرفتن غرفه ، غرفه رو متر کنید .

بررسی قوانین و مقررات مربوط به ساخت غرفه در نمایشگاه

حداقل فضای مربوط به غرفه با تجهیزات 12 متر مربع و برای غرفه بدون تجهیزات 24 متر مربع می باشد، تجهیزات مربوط به غرفه های با تجهیزات به ازای هر 12 متر مربع شامل : 2 عدد لامپ ، 1 میز و 2 صندلی ، 1 پریز برق ، موکت کف غرفه و دیوار کشی یا پنل بندی اطراف می باشد، در صورتی که در زمان ساخت غرفه شما پیمانکار ها خسارتی به نمایشگاه بزنند ، ملزم به پرداخت جریمه هستید پس مراقب فضا و دیوار های نمایشگاه باشید، اون دسته از غزیزانی که غرفه با تجهیزات گرفتند برای آوردن وسایل و تجهیزات باید از مجری نمایشگاه مجوز های لازم رو بگیرند.

غرفه داران هنگام ساخت غرفه نباید زمین و یا دیوار نمایشگاه رو سوراخ کنند ، که در صورت مشاهده مشمول جریمه خواهید شد، غرفه شما باید طوری ساخته بشه که فضای نمایشگاه بهم ریخته نشه، سقف غرفه ها باید در یک حد باشد و اگر نیاز شد که سقف غرفه شما بلند تر بشه باشید ظاهر غرفه زیبا باشد، طوری که ظاهر غرفه های مجاور  رو خراب نکند.

2- قوانین مربوط به خرید زمین از مجری نمایشگاه

این موضوع سوال خیلی از شما عزیران بوده که چرا مساحت زمین من کم و کوچیک بوده و یا جای مناسبی نبوده و سوال هایی از این قبیل ، به اصطلاح خرید زمین غرفه از مجری نمایشگاه دارای زمان مشخصی می باشد پس پیدا کردن یه جایگاه خوب و مناسب در نمایشگاه به دو عامل زمان ثبت نام شما و پرداخت وجه بستگی داره ، هرچه زودتر برای پرداخت و ثبت نام اقدام کنید خب قاعدتا هنوز قسمت بیشتری از زمین ها و جایگاه های نمایشگاه باقی مونده و شما دامنه انتخاب بیشتری دارید و برعکسش هم هرچه دیر تر اقدام کنید زمین ها و یا جایگاه هایی که طرفدار کمی داشته باقی مونده و مجبورید از اونا انتخاب کنید .

نکته بعدی اینکه تا زمانی که هزینه خرید جایگاه یا زمین رو پرداخت نکنید مدارک جایگاه غرفه رو دریافت نخواهید کرد ، بسیاری از دوستان ثبت نام می کنند و فکر می کنند که جایگاه تا پایان مهلت ثبت نام متعلق به اونا خواهد شد که فکر نادرستیه تا زمانی که پرداخت نکنید اون جایگاه مال شما نیست و مجبورید در آخر یک جایگاه نا مناسب رو پرداخت کنید پس بعد از ثبت نام پرداخت کنید و کارتون رو نهایی کنید.

قسمت دوم

• بررسی قوانین مربوط به عرضه کالا و خدمات نمایشگاهی

طبق قوانین کلی و عمومی نمایشگاه فقط کالاها و محصولاتی در نمایشگاه قابل ارائه هستند که در چارچوب موضوع و گروه نمایشی نمایشگاه باشند، برای مثال در نمایشگاه صنایع غذایی شما نمیتوانید وسایل ساختمانی هم معرفی کنید یا در نمایشگاه it شما فقط و فقط محصولات مربوط به حوزه آی تی باید نمایش دهید نه به عنوان مثال محصولات آرایشی، پی فقط در حوزه نمایشگاهی که شرکت می کنید محصول و خدمات ارائه کنید.

• لزوم داشتن استانداردهای لازم محصولات و خدمات برای نمایش و فروش

به این صورت که محصولات و خدماتی که در نمایشگاه یا برای نمایش و معرفی و یا برای فروش می آورید باید استانداردهای سازمان استاندارد را داشته باشند .

• رعایت شئونات اسلامی در عرضه محصولات و خدمات

هنگام ارائه بروشور و یا وستر مربوط به محصولاتتان و یا هر ابزاری که مربوط به تبلیغاتتان هست ، مراقب باشید که تصاویر و محتوای اونها از شئونات اسلامی برخوردار باشند و ارائه و عرضه محتوا و تصاویر مغایر در نمایشگاه و غرفه ممنوع می باشد، و در صورت مشاهده با شما برخورد خواهد شد.

قسمت سوم

چگونگی مقررات مربوط به نظافت در نمایشگاه

ریختن هرگونه ذباله و ضایعات و یا نخاله و مصالح بی مصرف و اضافی در زمان ساخت و در طول مدت نمایشگاه توسط غرفه داران ممنوع و مشمول جریمه و برخورد خواهد شد.

قسمت چهارم

چگونه از غرفه ایی که خریدیم انصراف دهیم؟

طبق قوانین تا 30 روز قبل از برگزرای نمایشگاه باید انصراف خودتون رو  به صورت کتبی اعلام کنید، که البته 20% از مبلغ واریزی شما کسر میشه و باقیش رو به شما برگشت خواهند داد و نکته مهم اینجاست که اگر تا کمتراز 20 روز قبل از برگزاری انصراف بدین هیچ مبلغی به شما نخواهند داد و غرفه خریداری شده شما خالی خواهد ماند .

قسمت پنجم

– اطلاع از زمان و قوانین ساخت غرفه و تخریب آن

وقتی که شما جایگاه یا محل غرفه رو ثبت نام و خریداری می کنید به شما 4 روز مهلت میدن تا غرفه مورد نظرتون رو که از قبل یا خودتون یا شرکت های طرف قراردادتون برای شما طراحی کردند رو بسازید ، این حداکثر زمان برای ساخت غرفه و اتمام غرفه شماست و اضافه تر از اون هم باعث میشه که شما ملزم به پرداخت جریمه به مجری نمایشگاه بشین، زمان تخریب غرفه بعد از مهلت نمایشگاه هم 2 روز هستش ، یعنی 2 روز وقت دارید تا تمام وسایل و تجهیزات یکه برای طراحی و ساخت غرفه استفاده کردید رو جمع کنید و غرفه و زمین خالیه اون رو مثل روز اول تحویل بدین ، در صورتی که زمان تخریبتون از 2 روز تجاوز کنه باز هم جریمه خواهید شد ، این دو روز هم حداکثر زمان شما برای تخریب و جمع آوری غرفه خواهد بود ، توجه داشته باشید که زمان ساخت و اتمام غرفه و تخریب غرفه در قرارداد اولیه به شما داده خواهد شد.

توجه داشته باشید که همه عزیزانی که برای  نمایشگاه ثبت نام می کنند یک فقره چک تضمینی  15میلیون تومانی نزد مجریان نمایشگاه ودیعه قرار میدهند تا زمان پایان نمایشگاه که در صورتی که هیچ جریمه و مشکلی نداشته باشید در آخر به شما پس داده شود.

پس از تخریب غرفه مسئولیت حفاظت و جلوگیری از سرقت وسایل و کالاهایی که به غرفه آورده شده به عهده خود غرفه داران و مسئول غرفه خواهد بود ، پس چند نفر رو مسئول بررسی و حفاظت وسایل غرفه قرار بدین ، بهتره که از همون روز اولی که به همه اعلام میشه تا غرفه ها رو شروع به تخلیه کنند ، حاضر بشین تا از سرقت وسایل و خراب شدنشون جلوگیری کنید.

قسمت ششم

قوانین و مقررات تبلیغ در نمایشگاه

تبلیغات هر غرفه فقط و فقط داخل همون غرفه انجام خواهد شد و نصب هرگونه پارچه ، بنر ، پوستر و یا پخش تراکت ، سی دی ، دی وی دی ، کارت در سالن و راهرو ها و یا غرفه های دیگر ممنوع می باشد، شما به هیچ وجه نمی توانید از سقف سالن نمایشگاه ویا دیوار های نمایشگاه برای تبلیغ استفاده کنید، برای استفاده از ابزار ها یتبلیغاتی نمایشگاه باید به روابط عمومی نمایشگاه مراجعه کنید و مورد تبلیغاتی که مد نظرتون هست رو اعلام کنید و هزینه لازم رو پرداخت کنید و در آخر هم با توجه به قوانین از آن استفاده کنید.