چک لیست اقدامات قبل از نمایشگاه
بعد از اینکه برنامه ریزی برای حضور در نمایشگاه رو انجام دادید و اهداف و استاندارد های لازم برای شرکت در نمایشگاه رو انجام دادید ، اگر پاسختون برای شرکت در نمایشگاه مثبت باشه نوبت به اقدامات قبل از نمایشگاه می رسه، این مقاله به شما کمک میکنه تا قدم بعدی برای حضور در نمایشگاه رو بردارید.
قبل از هر چیزی باید بگیم که غرفه چی هست؟
غرفه یک فضای مکعبی شکل در فضای نمایشگاه می باشد، یک فضا که دارای حد و مرز می باشد و برای نمایش محصولات و خدمات شما در نمایشگاه ساخته میشه.
یک غرفه خوب باید:
– از جایگاه مناسبی در نمایشگاه برخوردار باشد
– هماهنگ با نوع محصول و یا خدمات شما طراحی شود
-دارای طراحی مناسبی باشد
-دکوراسیون و چیدمان اصولی داشته باشد
– از جایگاه مناسبی در نمایشگاه برخوردار باشد
– هماهنگ با نوع محصول و یا خدمات شما طراحی شود
-دارای طراحی مناسبی باشد
-دکوراسیون و چیدمان اصولی داشته باشد
مرور کلی بر اقدامات قبل از نمایشگاه در غرفه
فعالیت های خدمات نمایشگاهی
هدایای تبلیغاتی
پرسنل نمایشگاهی
ملزومات تبلیغاتی
خدمات پذیرایی و تشریفات
خب در ادامه مقاله هریک از موارد اقدامات قبل از نمایشگاه رو کامل براتون توضیح می دیم که شامل چه مواردی می شه
1- توضیح فعالیت های خدمات نمایشگاهی
غرفه کلمه و یا مفهومی هست که بعد از نمایشگاه ذهن هر مدیر و یا بازاریابی که قصد حضور در نمایشگاه رو داره به خودش مشغول میکنه ، برای اینکه بتونید در نمایشگاه شرکت کنید باید یک غرفه داشته باشید که برای داشتن غرفه باید از قبل مواردی رو که در ادامه به صورت موردی ذکر کردیم رو مشخص کنید اگر مفهوم و معنی بعضی از اونارو متوجه نشدید نگران نشید چون همه رو توضیح خواهیم داد.
اقدامات قبل از نمایشگاه برای طراحی غرفه
– فراخوان طراحی غرفه نمایشگاه
– انتخاب طرح مورد نظر با توجه به بودجه و عقد قرارداد
– نحوه چیدمان محصولات و یا ارائه خدمات مورد نظر
– تعداد کانتر های فروش مورد نظر در غرفه نمایشگاه
– تعداد فضاهای CIP مورد نیاز
– طراحی فضای VIP در غرفه
– طراحی و جایگاه انبار
– تعداد Lcd
– انتخاب طرح مورد نظر با توجه به بودجه و عقد قرارداد
– نحوه چیدمان محصولات و یا ارائه خدمات مورد نظر
– تعداد کانتر های فروش مورد نظر در غرفه نمایشگاه
– تعداد فضاهای CIP مورد نیاز
– طراحی فضای VIP در غرفه
– طراحی و جایگاه انبار
– تعداد Lcd
فراخوان طراحی غرفه نمایشگاه چیست؟
بعضی از شرکت ها خودشون به صورت مستقل بخشی را برای طراحی غرفه های نمایشگاهیشون دارن، که شامل یک طراح و یک گروه اجرایی می باشد، این گروه با توجه به نیاز و اهداف مدیر بخش نمایشگاه شرکت اقدامات قبل از نمایشگاه از جمله کار طراحی غرفه را انجام میدن، اما بعضی از شرکت ها برای شرکت در نمایشگاه باید به شرکت هایی که کار طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی می کنند ، فراخوان بدن تا اونها این قسمت از کار رو برای شرکت و یا شخص مورد نظر انجام بدن، پس یک شرکت معتبر و ماهر در زمینه طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی پیدا کنید .
چه طوری غرفه می خریم؟
یکی از سوالات شما قبل از فراخوان طراحی غرفه نمایشگاه و از اقدامات قبل از نمایشگاه، ممکنه این باشه که اصلا غرفه رو از کی باید بخریم ؟ پاسخ شما اینه که قبل از اینکه به شرکت های طراحی و ساخت غرفه مراجعه کنید باید از مجریان نمایشگاه غرفه مورد نظرتون رو خریداری کنید تا جایگاه شما در نمایشگاه مشخص بشه ، بعد از این مرحله شما به شرکت طراحی غرفه مراجعه می کنید مشخصات غرغه تون رو میدین تا با توجه به شکل مکان غرفه شما تو نمایشگاه براتون غرفه طراحی کنند .
قبل از اطلاع از قیمت طراحی غرفه نمایشگاه از پروژه های ما دیدن فرمایید
نکاتی که برای خرید مکان غرفه در نمایشگاه باید توجه کرد
اندازه غرفه رو با توجه به نکات زیر تعیین می کنیم
میزان فضای مورد نیاز خدمات و محصولات
تعداد و گستردگی محصولات و خدمات
اهداف شرکت برای شرکت در نمایشگاه
مقدار بودجه تعیین شده
تعداد کارکنان غرفه
تقسیم بندی طراحی انواع غرفه ها با توجه جایگاه در نمایشگاه
3- دوبر
دیوار دو وجهی دو دیوار دارد که می توان برای طراحی و دکور استند ها از اونها استفاده کرد و دو قسمت یا دیوار بعدی این غرفه ها باز هستند ، دو دیوار برای مجاورت با غرفه های کناری ساخته می شود و دو قسمت هم برای بازدید باز می ماند .
2- شبه جزیره ایی
اگر غرفه را یک مکعب در نظر بگیریم غرفه های شبه جزیره ایی فقط یک دیوار یا ضلع دارن، این دیوار میتونه با غرفه مجاور و یا دیوار نمایشگاه مشترک باشه ، و از سه طرف دیگه این غرفه قابلیت بازدید و طراحی برای دیده شدن وجود دارد .
1- جزیره ایی
این نوع غرفه ها از بهترین نوع غرفه ها هستند چرا که از هر 4 طرف غرفه قابلیت بازدید و عبور افراد و در نتیجه دیده شدن دارند ، به خاطر شکلی که دارند و مانند جزیره ایی بر روی دریای نمایشگاه قرار میگیرند به آنها جزیره ایی گفته می شود.
5- ال شکل
این غرفه ها معمولا در گوشه های سالن نمایشگاه و در قسمت هایی از سالن که به اصطلاح نا متوازن و یا نا متقارن هستند قرار میگیرند.
4- یک بر
غرفه های یک بر از سه طرف توسط غرفه های کناری و یا دیوار نمایشگاه احاطه می شوند و فقط یک سمت غرفه باز می ماند به همین خاطر به اونها یک بر گفته می شود، برای این غرفه ها 3 دیوار ساخته می شود و از یک طرف برای تردد و بازدید استفاده می شود
انتخاب طرح مورد نظر و با توجه به بودجه و عقد قرارداد
بعد از اینکه شرکت طراحی غرفه تون رو پیدا کردید حالا نوبت شماست که طرح غرغه مورد نظر در نمایشگاه رو انتخاب کنید ، دوست داریذ غرفتون چه شکلی باشه ؟! انتخاب با شماست اما قبل از اینکه تصویر مورد نظرتون رو انتخاب کنید به این نکته توجه داشته باشید که با توجه به مساحتی که برای غرفه در نمایشگاه در نظر میگیرید باید غرفه تون رو طراحی کنید و هرچه قدر هم که غرفه بزرگتر و خاص تر باشه باید هزینه بالاتری رو پرداخت کنید پس با توجه بودجه و مساحت و اهداف فروش و برندینگتون طرح غرفه تون رو انتخاب کنید، استند ها کجا باشه بهتره ، برندینگ توی غرفه چطوری اجرا میشه، محصولات و یا خدماتتون رو چطوری به بازدیدکنندگان نمایش می دید همه و همه در انتخاب طرح شما نقش موثری دارند.
نحوه چیدمان محصولات و یا ارائه خدمات مورد نظر
نحوه چیدمان محصولات و یا عرضه خدمات به بازدیدکنندگان در فروش و بازاریابی و تبلیغات شما بسیار مهم خواهد بود، محصولات باید طوری در غرفه چیده شوند تا هم بازدیدکننده ها بتونند همه محصولات و خدمات شما رو ببینند و هم دچار گیجی و سردرگمی نشوند، اگر چیدمان محصولات و خدمات در غرفه اصولی و درست نباشند بازدیدکننده ها یا اونارو اصلا نمی بینند و یا اینکه به خاطر شلوغی از غرفه شما فرار می کنند، پس رعایت نظم در طراحی و چیدمان غرفه خیلی خیلی مهمه!
تعداد کانتر های فروش مورد نظر در غرفه نمایشگاه
در طراحی باید سعی بشه تا از فضای غرفه به صورت بهینه استفاده شده باشد ، بازدید کننده ها باید به راحتی و با اولویت شما محصولات و خدمات غرفه شما را ببیند ،اگر مهم ترین هدف شما در غرفه فروش است پس تعداد کانتر های بیشتری را در غرفه تان طراحی کنید.
تعداد فضاهای CIP مورد نیاز
فضای CIP به فضایی گفته می شود که برای پذیرایی از مهمانان عادی نمایشگاه از غرفه شما طراحی میشود ، این قسمت از غرفه معمولا به صورت باز طراحی می شود و قرار دادن و یا ندادن آن در غرفه به دلخواه شماست، در بعضی از غرفه ها به دلیل فضای کم و یا اولویت پایین این فضا کم میشود اما داشتن یه چنین قسمتی در غرفه به لوکس بودن و زیبایی غرفه شما کمک زیادی خواهد کرد ، به فضای CIP فضای مذاکرات نیمه خصوصی هم به اصطلاح گفته می شود.
طراحی فضای VIP در غرفه
خب نوبت به فضای مذاکرات خصوصی رسید این قسمت در غرفه های لوکس و گران قیمت نمایشگاه ها نقش پر رنگی رو ایفا میکنه ، این قسمت از غرفه در عقد قراردادها و نهایی کردن فروش، در بازاریابی و مذاکره مهم خواهد بود ، در این قسمت از غرفه شما از توانمندی های شرکت و یا وجه تمایز محصولات و خدماتتون با مشتری بالفعلتون صحبت می کنید ، معمولا توافق نامه ها در این قسمت از غرفه ردو بدل میشه پس فضایی که برای این قسمت در نظر میگیرید خاص و نیمه محصور و چیدمان و طراحی شبیه به اتاق جلسات شرکت خواهد بود ، فضایی کاملا راحت برای مذاکره و نیمه محصور به داخل غرفه می باشد.
طراحی و جایگاه انبار
انباری و بخش آبدارخانه دو بخش کاملا پنهان از دید بازدیدکنندگان درغرفه هستند، که وسایل پذیرایی و یا هدایای تبلیغاتی که در صورت لزوم دارید را در این قسمت از غرفه قرار خواهید داد، این قسمت معمولا در غرفه های بزرگ مجزا می باشد.
تعداد Lcd در غرفه
بخش تصویری در غرفه شما بسیار مهم می باشد چون هم به قسمت بازاریابی و فروش شما کمک می کند تا اطلاعات تکمیلی و یا محصولات و خدمات رو در LCD نمایش دهند و هم اینکه برای افراد یکه در حال عبور هستند نقش بیلبورد و تبلیغات محصولات و خدمات و یا برند شما را ایفا خواهد کرد، در غرفه هایی با هزینه های بالاتر و بزرگتر معمولا تعداد LCD ها هم بیشتر می باشد
چیدمان و دکوراسیون
-میز اطلاعات: میزی می باشد که به قصد اطلاع رسانی و جذب مخاطبین و یا مشتریان در ابتدا و یا جلوی غرفه قرار میگیرد ،در این قسمت بروشور و یا هدایای تبلیغاتی قرار میگیرند، بهتر یک فرد خبره در فروش و بازاریابی و مطلع مدیریت این بخش از غرفه را به دست بگیرد، میز اطلاعات می تواند به صورت ال شکل و یا به صورت نیم دایره و یا گرد طراحی و دکور شود طرح میز اطلاعات به طرح کلی غرفه بستگی دارد.
استندها و ویترین ها فضایی برای نشان دادن محصولات و خدمات شما هستند که باید جلوی دید بازدیدکنندگان قرار بگیرند و زیبایی و نور پردازی در این دو قسمت بسیار مهم می باشند .
استندها و ویترین ها فضایی برای نشان دادن محصولات و خدمات شما هستند که باید جلوی دید بازدیدکنندگان قرار بگیرند و زیبایی و نور پردازی در این دو قسمت بسیار مهم می باشند .
-هدایای تبلیغاتی در نمایشگاه
داشتن و یا نداشتن هدایای تبلیغاتی در غرفه یک موضوع کاملا اختیاری می باشد، اما داشتن آن خیلی خیلی بهتر از نداشتن آن خواهد بود چرا که هدایای تبلیغاتی برای غرفه و شرکت شما راهی برای :
-تبلیغ محصول و خدمات
-جلب توجه بازدیدکنندگان
– جذب مشتریان بالفعل
-ماندگار شدن نام شما در ذهن بازدیدکنندگان خواهد شد
اقدامات لازم برای هدایای تبلیغاتی قبل از نمایشگاه
– انتخاب هدایای تبلیغاتی مورد نظر
– طبقه بندی و جداسازی هدایای تبلیغاتی
– انتخاب هدایای تبلیغاتی ویژه مخاطبین خاص غرفه نمایشگاه
-تبلیغ محصول و خدمات
-جلب توجه بازدیدکنندگان
– جذب مشتریان بالفعل
-ماندگار شدن نام شما در ذهن بازدیدکنندگان خواهد شد
اقدامات لازم برای هدایای تبلیغاتی قبل از نمایشگاه
– انتخاب هدایای تبلیغاتی مورد نظر
– طبقه بندی و جداسازی هدایای تبلیغاتی
– انتخاب هدایای تبلیغاتی ویژه مخاطبین خاص غرفه نمایشگاه
– اقدامات قبل از نمایشگاه برای پرسنل نمایشگاهی
قبل از اینکه نمایشگاه شروع شود ، باید افراد و پرسنلی که قرار است در غرفه نمایشگاهی شما حضور داشته باشند را آماده و یک برنامه ریزی داشته باشید از اینکه :
– تعداد افراد حاضر در غرفه در نمایشگاه
چند نفر قرار است در غرفه در طول مدت نمایشگاه حضور داشته باشند
-تعیین جایگاه های مشخص برای هر پرسنل
به هر پرسنل گفته شود که جایگاهش کجاست و در صورت لزوم به کدام جایگاه ها میتونه دسترسی داشته باشه
– تقسیم وظایف پرسنل در غرفه
اطلاعات لازم به هر پرسنل در مورد توضیحاتی که باید به بازدیدکننده ها بدهد داده شود ، هر پرسنل را با توجه به جایگاهی که در غرفه دارد باید آماده کرد تا قادر به مدیریت و جواب دهی به سوالات احتمالی بازدیدکننده ها باشد ، وظایف و گستردگی آنها برای پرسنل باید از قبل مشخص شده باشد.
– تعداد افراد حاضر در غرفه در نمایشگاه
چند نفر قرار است در غرفه در طول مدت نمایشگاه حضور داشته باشند
-تعیین جایگاه های مشخص برای هر پرسنل
به هر پرسنل گفته شود که جایگاهش کجاست و در صورت لزوم به کدام جایگاه ها میتونه دسترسی داشته باشه
– تقسیم وظایف پرسنل در غرفه
اطلاعات لازم به هر پرسنل در مورد توضیحاتی که باید به بازدیدکننده ها بدهد داده شود ، هر پرسنل را با توجه به جایگاهی که در غرفه دارد باید آماده کرد تا قادر به مدیریت و جواب دهی به سوالات احتمالی بازدیدکننده ها باشد ، وظایف و گستردگی آنها برای پرسنل باید از قبل مشخص شده باشد.
شرکت متدکس با سالها تجربه در زمینه غرفه سازی همراه شماست
– ملزومات تبلیغاتی به چه فعالیت هایی گفته می شود؟
این قسمت یکی از اقدامات مهم حضور شما در نمایشگاه می باشد، ملزومات تبلیغاتی در نمایشگاه باعث میشه تا شما مشتریان بالفعل حاضر در نمایشگاهرو به بالقوه تبدیل کنید و نماش بیشتری در دید بازدیدکنندگان داشته باشید ،همچنین خدمات و محصولات خودتان را با توضیحات به دست بازدیدکنندگان برسانید و در نتیجه اهداف برندینگ، افزایش فروش و بازاریابی خودتان را ارتقا دهید، ملزومات تبلیغاتی شامل :
-تهیه بروشور از شرح وظایف و ویژگی های محصولات و خدمات
-کاتالوگ
-کارت ویزیت
-پرچم های تبلیغاتی
-کاتالوگ
-کارت ویزیت
-پرچم های تبلیغاتی
– چگونگی مدیریت خدمات پذیرایی در اقدامات قبل از نمایشگاه
یکی دیگر از فعالیت ها و یا اقداماتی که در غرفه ها انجام میشه ، پذیرایی از مهمان ها و بازدیدکننده ها می باشد، اگر غرفه شما جایگاه های VIP و یا CIP داشته باشه برای مهمان های ویژه VIP باید تدارکاتی برای پذیرایی از قبل آماده کرده باشید ، همچنین برای ناهار پرسنل غرفه هم بادی از قبل تمهیداتی اندیشیده باشید خدمات پذیرایی شامل :
–منوی پذیرایی از مهمان ها
-آب سرد کن و یا آب جوش
-ظروف مورد نیاز برای پذیرایی
-تعیین رستوران مورد نظر برای ناهاراقدامات قبل از نمایشگاه مرحله دوم و گام دوم از سری مقالات مربوط به حضور در نمایشگاه می باشد، اگر قصد حضور در نمایشگاه رو دارید با ما گام به گام پیش بیاید و هر مرحله رو انجام ، و آخرش می بینید که حضور شما در نمایشگاه چه تجربه شیرین و موفقیت آمیزی بوده.
–منوی پذیرایی از مهمان ها
-آب سرد کن و یا آب جوش
-ظروف مورد نیاز برای پذیرایی
-تعیین رستوران مورد نظر برای ناهاراقدامات قبل از نمایشگاه مرحله دوم و گام دوم از سری مقالات مربوط به حضور در نمایشگاه می باشد، اگر قصد حضور در نمایشگاه رو دارید با ما گام به گام پیش بیاید و هر مرحله رو انجام ، و آخرش می بینید که حضور شما در نمایشگاه چه تجربه شیرین و موفقیت آمیزی بوده.
