تقسیم بندی فضای غرفه
پیش گفتار:
تقسیم بندی فضای غرفه از جمله مواردی است که باید با نهایت دقت و همچنین کمی ذوق و سلیقه انجام شود. غرفه ها در نمایشگاه های مختلف داخلی و بین المللی تنهایی جایی هستند که شرکت کنندگان اجازه خودنمایی به واسطه آن ها را دارا می باشند و با توجه به پیشرفت های حاصل شده در صنعت نمایشگاهی دنیا، قطعا تغییرات بنیادی در خصوص این فضاهای کوچک نمایشگاهی به وجود آمده است. هر غرفه دارای فضایی محدود و منحصر به فرد است که اغلب در نمایشگاه های بین المللی استاندارد، همگی آنان از یک مقدار مشخصی مساحت برخوردار می باشند مگر تعداد محدودی از آن ها که از سوی شرکت ها و کمپانی های برجسته و بسیار معتبر جهانی رزرو و آماده به کار می شوند؛ در گذشته های نه چندان دور غرفه های نمایشگاهی بیشتر به جای اینکه سبب جلب توجه مخاطبان و بازدید کنندگان نمایشگاهی باشند، به انبارهای انبوهی برای معرفی و فروش محصولات و دستاوردهای شرکت کنندگان تبدیل شده بودند و آرام آرام با ایجاد پیشرفت هایی چشمگیر در دنیای نمایشگاه ها، آن ها نیز دتسخوش تغییرات زیادی شدند و توانسته اند به صورت تدریجی از حالت های انبارگونه خود خارج و به ویترین های تماشایی امروزی تبدیل شوند! ناگفته نماند که هنوز هم که هنوز است از غرفه ها در مصارف گوناگون و متنوعی لااقل در ایران استفاده می شود اما باید این را نیز افزود که شرایط حال حاضر غرفه های نمایشگاه های داخلی و بین المللی کشورما، ایران، به هیچ عنوان قابل قیاس با شرایط گذشته نیست و می توان به وضوح پیشرفت در امر به کار گیری غرفه و طراحی غرفه را در آنان مشاهده نمود. فارغ از همه این ها؛ فضای غرفه اگر در قئیم تنها به ارائه و معرفی محصولات اختصاص پیدا می کرد، اکنون مورد بهره وری و استفاده های بیشتری قرار می گیرد. این فضاها در دنیای امروز متر به متر مورد تحلیل واقع می شوند و در نهایت برای رسیدن به خواسته های متنوع شرکت کنندگان به بخش های زیادی نیز تقسیم می شوند تا آنان بتوانند در یک پروسه چند روزه نمایشگاهی، از تمام بخش ها و قسمت های غرفه ای که در اختیارشان قرار داده شده است، بیشترین استفاده را بعمل آورند. در پایان این را نیز باید اضافه کرد که تقسیم بندی فضای غرفه با توجه به اهمیت هایی که در این زمینه وجود دارد یک کار کاملا تخصی است و توصیه می شود برای دست پیدا کردن به چندین فضای غرفه ای گوناگون، تقسیم بندی آن را به یک تیم طراح و در عین حال خلاق بسپارید تا درصد موفقیت شما شرکت کنندگان عزیز در نمایشگاه، بیش از پیش شود.
تقسیم بندی فضای غرفه:
تقسیم بندی فضای غرفه یک امر بدیهی برای استفاده حداکثری از تمام وسعت غرفه ای است که برای یک حضور برجسته و پر رنگ آن هم در یک نمایشگاه بزرگ اقتصادی و تبلیغاتی در اختیار شرکت کنندگان قرار می گیرد. این که شما چه نوع محصول و دستاوردی را برای معرفی و بازاریابی با خود به نمایشگاه آورده اید تا به دید عموم بازدید کنندگان برسد، یک مسئله است و اینکه بتوانید با ایجاد یک تقسیم بندی درست در فضای غرفه خود جدا از مساحت آن سبب ایجاد حس آرامش و رضایت در مشتریان و مخاطبان خود شوید؛ یک قضیه قابل بحث دیگر است! نمایشگاه ها از زمانی که در قالب و فرمت جدید خود برگزار می شوند و از یک بازارچه شلوغ و پرهیاهو به یک اجتماع شیک و مدرن تبدیل شده اند، مورد استقبال همگان در اقصی نقاط دنیا واقع شده اند و شاید در حال حاضر به سختی بتوان کشوری توسعه یافته ای را پیدا کرد که در زمینه برگزاری نمایشگاه های خود هنوز هم به روش سنتی عمل بکند؟!
تقسیم بندی فضای غرفه نمیاشگاهی سبب می شود تا بازدید کنندگان عمومی توجه بیشتری به غرفه شما بنمایند و در ساعات شلوغ نمایشگاهی، تمایل بیشتری برای حضور در غرفه شما از خود نشان دهند؛ بازدید کنندگان ویژه و یا همان مشتریان پروپاقرص شرکت نیز این فرصت را پیدا می کنند تا با روحیه ای تازه و فکری باز به تماشای غرفه شاید به ظاهر خلوت و مرتب اما پر محتوا بنشینند و از آن لذت ببرند. در واقع تقسیم بندی فضای داخلی غرفه ها در نمایشگاه به این رویداد بزرگ صنعتی و غیر صنعتی، شخصیت می بخشد و آن را در دیدگان تمامی حاضران خود، یک نمایشگاه معتبر و زیبا معرفی می نماید. حال بیایید کمی تخصصی تر در مورد تقسیم بندی فضای غرفه که امری است کاملا حرفه ای و نیازمند دانشی از قبل فراگرفته، صحبت کنیم تا بیشتر بتوانیم این فرآنید نمایشگاهی را درک کنیم. تقسیم بندی فضای غرفه نمایشگاهی سبب بالا رفتن راندمان کاری و به دست آوردن فرصتی برای استفاده حداکثری از حضور یک شرکت کننده و یا یک تیم حاضر در نمایشگاه می شود.
برای این کار بهتر است مسئولیت تقسیم بندی غرفه را به همان تیم و شرکتی که مسئولیت ساخت غرفه شما را برعهده گرفته است، واگذار نمایید اما اگر خودتان نیز قصد انجام این تقسیم بندی را کردید، می توانید با توجه به هدفی که برای حضور خود در یک نمایشگاه تعیین کرده ایدو همچنین محدودیت هایی که برایتان وجود دارد و نیازهایی که باید در صدد رفع آن ها برآیید؛ دست به تقسیم کردن فضای غرفه مورد نظرتان بزنید و با کمی وسواس و خلاقیت آن را به بخش های مختلفی همچون:
- فضای خوش آمد گویی و اطلاع رسانی غرفه
- فضای ارائه و معرفی محصولات
- فضایی برای تبلیغات و قرار گرفتن استندهای متحرک و تصویری
- فضایی برای گفتگو و مذاکره و همچنین مشاوره
- فضایی برای قرارگیری مبلمان های اداری
- فضایی برای پذیرایی و ارائه خدمات جانبی
- فضایی برای انبار کردن محصولات و لوازم جانبی غرفه
- فضایی برای آموزش و تعلیم مخاطبان
حال بیایید کمی در خصوص هر کدام از این فضاهای تقسیم شده در غرفه صحبت کنیم؛
فضای خوش آمد گویی و اطلاع رسانی غرفه: این که شما تنها فکر کنید چون در یک نمایشگاه حضور پیدا کرده اید، حتما قادر خواهید بود از یک فروش بالا و معرفی شدن خود و تیمتان به تمامی بازدید کنندگان برخوردار شوید، یک حرف بی پایه و اساس است! در حقیقت فروشندگان شما در غرفه ای که اختیار کرده اید باید این توانایی را داشته باشند تا با بیان یک خوش امدگویی دلچسب و رفتاری مودبانه ظرف مدت زمان کوتاهی سبب جلب توجه عموم مخاطبان نمایشگاهی به سوی غرفه شما شوند و با ارائه اطلاعات مغتنمی به آن ها، نوع و سبک کاری شما را تا حد امکان به گوش بازدید کنندگان برسانند و آنان را با شیوه کاریتان آشنا نمایند. توجه داشته باشید که تمامی این اتفاقات باید در مدت زمان کوتاهی صورت پذیرد چرا که در نمایشگاه، زمان ارزش دو چندانی پیدا می کند و باید از آن به بهترین شکل استفاده کرد.
فضای ارائه و معرفی محصولات: دست یافتن به آمار فروش قابل توجه در بازه زمان فعالیت یک نمایشگاه، بسته به این است که شما به چه اندازه در امر ارائه و معرفی محصولاتی که با خود به نمایشگاه آورده اید، موفق بوده اید! در بسیاری از نمایشگاه ها هستند غرفه هایی که بسیار بزرگ و پر هزینه طراحی و غرفه آرایی شده بوده اند اما نتوانسته اند تا روز پایانی نمایشگاه، از فروش خوبی برخوردار باشند و در مقابل هستند غرفه هایی که واقعا با کمترین هزینه های ممکنه به بیشترین سودآوری ها در زمینه نمایشگاهی رسیده اند! دلیل موفقیت هر شرکت کننده ای در نمایشگاه، میزان فضا و طراحی فضایی است که از طریق آن قصد معرفی و فروش محصولات خود را کرده است؛ شما باید بدانید ذهن اغلب بازدید کنندگان شاید تنها در یک ساعت اولیه نمایشگاه آماده و پذیرایی هر جور طراحی شلوغ و کلاسیک و فانتزی و غیر باشد اما با گذشت زمان حضور او در محیط نمایشگاهی، خیلی آرام ذهن او به سمت خسته شدن رو می کند و این درست زمانی است که غرفه شما می تواند با اختصاص دادن یک فضای خلوت و استفاده کردن از یک هارمونی رنگی آرامش بخش، ذهن این دسته از بازدید کنندگان را به سمت خود کشانیده و از یک بازدید معمولی، یک خرید را به ارمغان آورد!
فضایی برای تبلیغات و قرار گرفتن استندهای متحرک و تصویری: بهتر است برای تبلیغات در فضای غرفه خود، منطقه ای مشخص را تعیین کنید و تنها در آن منطقه از غرفه نمایشگاهی تان، به امر تبلیغات و قرار دادن استندهای متحرک و یا ال سی دی های نمایشی بپردازید. البته یادتان باشد یکی از روش های تبلیغاتی در غرفه های حال حاضر، استفاده از دیوارها و کف و سقف غرفه نیز می باشد که شاید شما بخواهید از این موارد نیز برای تبلیغ کردن در غرفه تان استفاده نمایید؛ به هر حال لارم است بدانید اصولا تبلیغات افراطی در غرفه ها نه تنها سبب جذب مخاطب نمی شود بلکه آن را از تماشای غرفه شما فراری نیز می دهد! پس بهتر است در تقسیم بندی فضای غرفه، مساحتی منطقی را برای اجرای کارهای تبلیغاتی خود معین نمایید.
فضایی برای گفتگو و مذاکره و همچنین مشاوره: گاهی باید برای عقد قراردادهای بزرگ و ایجاد حس اعتماد در میان مشتریان خود، آنان را به قسمت داخل غرفه دعوت کرده و با نشستن بر روی چند صندلی و مبلمان، مذاکره ای که شاید در آینده ای نه چندان دور سبب رونق کاری شما گردد را انجام دهید. البته ذکر این نکته از قلم نیوافتد که همیشه تعیین کردن فضایی از غرفه تنها برای مذاکره کردن نیست و بسیار دیده شده است که تیم حاضر شده در نمایشگاه، در داخل این فضاها به گفتگوهایی صمیمانه و حتی ارائه راهکارهای مشاوره ای نیز پرداخته اند و توانسته اند از راه های مختلف، سبب ایجاد موفقیت در کار گروهی خود شوند.
فضایی برای قرارگیری مبلمان های اداری: هرگز از قراردادن مبلمان اداری در فضای غرفه ای که در اختیار دارید، اجتناب نکنید! داشتن یک سری مبلمان اداری هم در ظاهری به غرفه شما کلاس خاصی می بخشد و هم در باطن می تواند در نظر بازدید کنندگان و مخاطبان نمایشگاهی اثر گذاری داشته باشد و غرفه شما را در ذهن آنان کاملا رسمی جلوه دهد.
فضایی برای پذیرایی و ارائه خدمات جانبی: در نمایشگاه تنها به فکر سود نباشید و کمی دست در جیب کرده و برای پذیرایی و ارائه خدمات جانبی که منجر به ماندگاری غرفه شما در یاد حاضران نمایشگاهی می شود، اقدام کنید؛ گاهی با یک رابطه دوستانه و کمی پذیرایی همچون چای و کیک می توان از استقبال قابل توجهی غرفه خود را بهره مند کرد و این اجازه را از دیگر غرفه های هم جوار و همکار گرفت که بتوانند برای جذب مردم حاضر در نمایشگاه کاری را صورت دهند.
فضایی برای انبار کردن محصولات و لوازم جانبی غرفه: تنها راه جلوگیری از به وجود آمدن شلوغی در غرفه های نمایشگاهی، اختصاص دادن فضایی از آن به عنوان انباری و نگه داری لوازم جانبی می باشد. همیشه به عنوان یک شرکت کننده در نمایشگاه این نکته را به خاطر بسپارید که هر چه غرفه شما خلوت تر و مرتب تر باشد، شانس برخورداری از رجوع بیشتر مخاطبان آمده به نمایشگاه برای غرفه شما نیز بیشتر می شود. البته در تقسیم بندی فضای غرفه این را نیز باید در نظر داشت که قسمت انباری غرفه باید از دید مخاطبان و بازدید کنندگان دور باشد و حتی المقدور آن را در پشت غرفه تعبیه نمود.
فضایی برای آموزش و تعلیم مخاطبان: اگر فعالیت غرفه شما در خصوص محصولات و دستاوردهایی است که باید کمی در مود آن نه تنها به صورت شفاهی بلکه به صورت عملی آموزش و تعلیم داده شود نیز باید فضایی مناسب را برای انجام این کار در نظر داشته باشید؛ آموزش و تعلیم متدها و محصولاتی که برای ارائه با خود به نمایشگاه آورده اید باید به گونه باشد که مخاطبان و بازدید کنندگان به خوبی بتوانند از آنچه فروشندگان حاضر در غرفه شما می گویند، آگاهی و شناخت به دست آوردن و قادر شوند در صورت خریداری نمودن محصولات شما، با آن ها کار کنند و لذت ببرند. ناگفته نماند که بهتر است این قسمت از فضای غرفه که برای آموزش و تعلیم به عموم حاضران در محیط نمایشگاهی اختصاص داده می شود، در قسمت جلویی غرفه شود و برای این منظور از نیروهای حرفه ای و متخصص هم بهره گیری نمایید.
کلام آخر:
تقسیم بندی فضای غرفه همانطور که گفتیم، یک امر تخصصی است که نیاز به دانش های مربوط به حوزه های نمایشگاهی دارد. گاهی وقت ها دیده شده است که شرکت کنندگان از مبالغ هنگفت و چشمگیری برای ساخت و طراحی غرفه های بسیار مجلل و عجیبی استفاده کرده اند و در آخر به هیچ دستاورد مهمی دست پیدا نکرده اند و در شرایط کاملا شکست خورده نمایشگاه را ترک نموده اند و گاهی نیز دیده شده است که غرفه های بسیار کوچک توانسته اند علاوه بر رونق خود سبب رونق گیری بخشی از یک محیط نمایشگاهی نیز بشوند و برای خود نام و آوازه زیادی را فراهم کنند. تمامی این موارد بسته به تقسیم بندی مطلوب فضای غرفه نمایشگاهی شما دارد. در واقع این شما هستید که باید با گرفتن یک تصمیم هوشمندانه تعیین کنید که به دنبال چه چیزهایی در نمایشگاه می باشد و برای رسیدن به چه اهدافی حاضر به حضور در این رویداد بزرگ تجاری و تبلیغاتی شده اید؟! توجه داشته باشید غرفه ای که در اختیار شما قرار می گیرد فارغ از اینکه بزرگ است و یا کوچک، باید به درستی به قسمت های مختلفی تقسیم شود تا هم سبب ایجاد حس اعتماد در بازدید کنندگان گردد و هم سبب بخشیدن یک نظم و ترتیب کاری به غرفه تان؛ البته لزومی ندارد که غرفه خود را به تمامی قسمت هایی که ما در این مطلب گفته ایم، تقسیم کنید چرا که هدف ما از تقسیم بندی فضای غرفه ها به این صورت در خصوص نمایشگاه های بین المللی و معتبر خارجی می باشد که از قدرت ایجاد رونق گسترده برای یک شرکت لااقل به مدت یک سال کاری برخوردار هستند و می توانند ظرف مدت زمان کوتاه چند روزه ای، شرکت بی نام و نشان شما را تبدیل به یک غول فعال پیرامو آن حیطه کاری شما نمایند. در نمایشگاه های دیگر که به اون شکل خبری از رعایت استانداردهای برگزاری و غرفه داری نیست، شاید خیلی لزومی نداشته باشد تا غرفه شا به قسمت های مختلفی تقسیم شود و همین که ظاهر غرفه شما خلوت و مرتب شده باشد برای جلب توجه بازدید کنندگان و عموم مخاطبان نمایشگاهی کافی به نظر برسد. از طرفی ذکر این نکته ضروری است که تمام تلاش ما در گردآوری این مطلب، آشنایی غرفه داران و شرکت کنندگان عزیز در نمایشگاه های مختلف داخلی و بین المللی می باشد تا با تقسیم بندی فضای غرفه خود بطور صحیح و شایسته بتوانند از شانس حداکثری سودآوری شرکت در این چنین رویدادهای بزرگ بهره مند شوند. در پایان باید از تمام شرکت های فعال در عرصه طراحی و غرفه آرایی ایران نیز تشکر کنیم که در چند سال گذشته سبب به وجود آمدن رنساسی در عرصه غرفه سازی و برگزاری نمایشگاه های این کشور شده اند و با تلاش های شبانه روزی خود در جهت نزدیک شدن به استانداردهای روز جهانی در این عرصه های بزرگ و البته صنعتی می باشند.