اصول غرفه داری مقرون به صرفه

مقدمه:

ازجمله، مهم ترین روش های بازاریابی و جذب مشتری و معرفی محصولات در فضایی که مخاطب صرفاً مشتریان اجناس شما باشند شرکت در نمایشگاه های معتبر است تا بتوان در بازاری کاملا اختصاصی در مورد کالای خود تبلیغ کرد؛ اما بر هیچ‌کس پوشیده نیست که غرفه آرایی و انتخاب شکل، رنگ، نور و مکان و اندازه ی غرفه در نمایشگاه است که شاید 50% از تمام پروسه ی جذب مشتری را انجام می دهد. در حقیقت غرفه ی شما در نمایشگاه نماینده ی برند و شرکت شما است که با منحصر به فرد و تک بودن می تواند گویای منحصر به فرد بودن برند شما باشد؛ اما تبلیغات تاثیر گذار زمانی میسر می‌شود که برند شما در تمامی یا لااقل اکثر نمایشگاه های مربوط به حرفه ی خود حضور داشته باشد و لزوما در تمام این نمایشگاه ها صاحب غرفه باشد که همین می تواند هزینه ی بالایی روی دست شما (صاحبان برند ها) بگذارد لذا در این مقاله به بررسی راهکار های نسبتاً مناسب و عملی جهت کاهش هزینه ها در ایجاد غرفه های تبلیغاتی و اصول غرفه داری مقرون به صرفه در نمایشگاه ها می پردازیم.

طراحی و غرفه سازی

تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی

اولویت های مقرون به صرفه بودن غرفه:

در ابتدا یک سوال مطرح است اینکه اهمیت مقرون به صرفه بودن برای چه گروهی اولویت دارد؟

مسلما صرفه جویی در هزینه ها ایده آل هر شرکت و برند هرچند کوچک است اما صرفه جویی و کاهش هزینه در هر زمینه ای ناگزیر از کیفیت می کاهد پس می خواهیم به بررسی برند هایی که در اولویت این صرفه جویی ها هستند بپردازیم.

گروه اول: گروه نخست برند هایی هستند که تا حدودی بزرگ و قبلا به اندازه ی کافی شناخته شده اند لذا بر خود واجب می دانند که در تمام نمایشگاه های مرتبط در سراسر کشور (حتی در مقیاس بین الملل) حضور داشته باشند تا میدان رقابت را برای رقیبان در تمام نمایشگاه ها تنگ تر کنند. همین موضوع لزوم استفاده از غرفه های متعدد در نمایشگاه های متعدد را توجیح می کند. مضاف بر کمیت این غرفه ها به علت مشهور بودن برند ناگزیر مکان غرفه ها و کیفیت آنان هم تحت تاثیر این شهرت قرار گرفته و گران از آب در می آیند به طوری که اگر یک شرکت با میانگین دوازده غرفه در سال در فضایی تقریبا سی متری حدود 85 میلیون هزینه بر می دارد پس صرفه جویی بسیار قابل بحث و ضروری است.

گروه دوم: گروه بعد تعدادی از برند های کوچک هستند که صرفا در چند شهر خاص امکان فروش دارند و مسافت این شهر ها نسبت به هم نسبتا زیاد است پس امکان حمل و نقل غرفه ها اصلا به صرفه نیست پس باید روی صرفه جویی در این زمینه تمرکز کرد.

راهکار های به صرفه سازی ساخت غرفه:

در بحث راهکارهای کاهش هزینه پیشنهادهایی با اولویت عملی بودن و مقرون به صرفه بودن آماده کردیم که به تفضیل آن ها را بررسی می کنیم.

1- در شرایطی که یک شرکت نیاز به ایجاد تعداد زیاد غرفه در سطح کشور دارد عرف آن است که با یک شرکت معتبر دکوراسیون داخلی و غرفه سازی قرارداد بسته و ساخت غرفه های متعدد را در نمایشگاه ها به آن شرکت واگذار کند. البته لازم به ذکر است شرکت مورد نظر حتما باید قابل اطمینان و شناخته شده و با رزومه ی کاری مطلوب باشد چرا که معمولا مدت این نمایشگاه ها غالبا کم است و دو سه روز بیشتر طول نمی کشد و اگر شرکت مورد نظر تعلل کند یا احساس مسئولیت کافی را نداشته باشد ممکن است با حتی یک روز تاخیر نیمی از زمان عرضه ی محصول خود در آن نمایشگاه را از دست می دهید. از محاسن اینگونه قراردادها آن است هم شما می توانید برای یک مدت طولانی (معمولا یک سال یا بیشتر) از دغدغه ی ساخت غرفه آرامش داشته باشید و هم شرکت های دکوراسیون مورد نظر به این دلیل که قرارداد های بلند مدت می بندند معمولا تخفیفات و مزایایی را برای مشتریان خود لحاظ می کنند که این موضوع موجب کاهش هزینه ها می شود.

2-موضوع بعدی بحث در خصوص متریال و مواد مورد استفاده در این غرفه ها است. در ایران و در اغلب کشور های خاورمیانه از متریال هایی چون نئوپان برای ساخت این غرفه ها استفاده می شود ولی استفاده از اینچنین متریال هایی بر خلاف تصور غلط اینکه با استفاده این متریال هزینه ها کاهش می یابد باعث افزایش هزینه ها نیز می شود! غرفه هایی که با این متریال ساخته می شوند علاوه بر کیفیت پایین پس از اتمام نمایشگاه ها به تکه های زباله مبدل شده و عملا غیر قابل استفاده می شوند؛ اما استفاده از متریال MDF با اینکه هزینه ی بیشتری برای ساخت بر می دارد ولی به علت وجود اتصالات پیچی می توان پس از اتمام نمایشگاه ها قطعات آنها را از هم جدا کرده و انبار کرد (توسط شرکت دکوراسیون) و در زمان احتیاج آن را به نمایشگاه دیگر منتقل کرده و آن را مجددا آن جا نصب کرد و به جای پرداخت هزینه ی کامل یک غرفه صرفا هزینه ی حمل و نقل و نصب آن را پرداخت کرد و تنها یکبار هزینه ی ساخت آن را پرداخت کرد. البته باز هم لزوما قرارداد بستن با یک شرکت معتبر و متعهد هم در این مورد ضروری است چرا که انبار کردن و حمل و نقل سازه ی MDF یا متریال های اینچنینی باید با دقت و ظرافت خاص انجام گیرد چرا که اگر این کار بدون احتیاط انجام شود قطعات غرفه فرسوده و غیر قابل استفاده می شود و امکان مونتاژ مجددا عملا میسر نمی شود؛ اما از معایب این روش آن است که امکان اصلاح و متنوع شدن غرفه ها را از شما می گیرد خصوصا این که صاحبان غرفه ها به عیوب و کاستی های غرفه های خود پس از مونتاژ شدن و مقایسه ی آن ها با غرفه های دیگر پی می برند که با استفاده از این روش امکان اصلاح و رفع عیوب این غرفه ها موجود نمی باشد و همچنین امکان تنوع غرفه را کاملا از شما سلب می کند البته با مشاوره ی کافی و برخورداری از تیم خلاق دکوراسیون داخلی و تعیین نقاط ضعف و قوت می توان تا حدود زیادی این مشکلات را مرتفع کرد.

 3- از جمله روش های دیگر کاهش هزینه های ساخت این غرفه ها آن است که به جای استفاده از قطعات کوچک و پلان های کم حجم تر که هم انبار و نگهداری را مشکل می کند و هم هزینه های نصب را به میزان زیادی افزایش می دهد استفاده از پلان های بزرگ تر و پیش ساخته است که می توان با استفاده از این ها هم زمان نصب و هم هزینه های آن را کاهش داد چرا که واضح است میزان اتصالات قطعات پیش ساخته حتما کمتر از قطعات مجزا است.

4- در آخر از جمله راهکار های دیگر کاهش هزینه ها توجه به فضای مناسب بر اساس اقتضای موضوعی کالای صاحبان غرفه ها است. بکار گیری فضا های بزرگ تر از اندازه های مورد نیاز لزوما هزینه ی غرفه سازی و نصب بزرگ تر از اندازه ی مورد نیاز را در پی دارد که توجه به این امر تا حدود زیادی از تلف شدن بودجه ی غرفه داران می کاهد.

چند نکته ضروری در باب اصول غرفه سازی مقرون به صرفه:

در این جا لازم است چند نکته ی ضروری و مهم در مورد سخنان بالا مطرح شود.

در مورد صرف جویی برای ساخت و مونتاژ غرفه ها نباید فراموش کرد که به هیچ وجه نباید کیفیت را فدای هزینه ی کمتر کرد. ارکان مهم در اصول ساخت غرفه مانند ایجاد فضای VIP و CIP ی مناسب و طراحی مبلمان مناسب برای آنها همچنین فضای مناسب و کافی برای کارمندان و مسئولان غرفه هرگز نباید جزو لیست صرفه جویی قرار گیرد و تصمیم به حذف آنها گرفته شود چرا که می توان این ها را خط قرمز این صنعت نامید؛ اما استفاده از لباس های شکیل و مناسب برای کارمندان غرفه ها هم می تواند در مقابل هزینه ی کم تاثیر گذاری و یا در اصطلاح انسان شناسی کاریزمای برند شما را در برابر مشتریانتان نسبت به رقبایتان افزایش دهد؛ اما در نهایت حذف قسمت های پر هزینه توام با عدم کاهش تاثیر گذاری مشاوره های اساسی و تخصصی با مختصصان این فن را می طلبد.

چند نکته:

با اینکه ایران در زمینه ی ساخت مواد نو در مقیاس آزمایشگاهی بین 6 کشور اول دنیا است اما عدم اعتماد کارفرما ها و متخصصین ما خاصه در صنعت ساخت غرفه باعث شده که ما در استفاده ی صنعتی و کاربردی این مواد بین کشور های جهان رتبه ی 65 را داشته باشیم. انتظار این می رود که طراحان دکوراسیون و دیزاینرها در کشور تا حد امکان برای تقویت کیفی و صرفه جویی مالی تا حد امکان از این متریال های نو استفاده کنند. البته اکثر این مواد زیست تخریب هستند و معمولا برای محیط زیست مضر هستند اما در کشور هایی چون ایران که منع استفاده از متریال های زیست تخریب کم و یا شاید تقریبا قابل چشم پوشی است استفاده از این مواد صرفه ی دو چندانی نسبت استفاده ی آنها در کشور های غربی دارد. همین امر می توان جنبه ی انگیزیشی ای را در طراحان ایجاد کرده که کم کم با فناوری های نو آشتی کرده بتوانند کیفیت مطلوب تر از قبل را ارائه دهند.

حرف آخر:

 در آخر می خواهیم به این موضوع بپردازیم که در هر فن و حرفه و صنعتی ای استفاده ی بیشتر و بهتر از منابع مالی قطعا باعث سریع تر پیش رفتن مسائل و چالش ها و گرفتن خروجی ای مناسب تر و نزدیک تر به ایده آل ها می شود. البته که صنعت غرفه سازی و دکوراسیون داخلی نیز از این مسئله مستثنا نیست. حال آنکه در این مقاله به آن پرداختیم که کاهش هزینه ها در برخی موارد شاید صرفا باعث افت کیفیت نشود و بتوان بدون از بین برد خروجی مطلوب قسمتی از هزینه های غیر ضروری را کاهش داد؛ اما از جمله ی عملی ترین روش های اصطلاحا رو بورس و روتین قرارداد بستن با شرکت های مطمئن و با رزومه ی مناسب است چرا که دغدغه ی ساخت غرفه را تا حدود زیادی از شما می گیرید. مطلب بعدی که می خواهم در آخر متذکر شوم استفاده از بیمه های مناسب برای این غرفه ها است که معمولا شرکت های بیمه پکیج های خاصی را به شما پیشنهاد می دهند این امر شاید هزینه ی اندکی داشته باشد ولی اگر احتمال خراب شدن کل سرمایه ی خود (مانند آب گرفتگی شهر آفتاب که در چند ساعت تمام غرفه ها را غیر قابل استفاده کرد.) را در مقابل مبلغی اندک قابل برگشت در نظر بگیرید حتما پی خواهید برد که بیمه و تضمین در هر زمینه ای خود بهترین صرفه جویی است.