در این متن ما به شما کمک خواهیم کرد تا در طراحی غرفه نمایشگاه  بهترین انتخاب را داشته باشید و شما را با اصول طراحی غرفه نمایشگاه آشنا خواهیم کرد  در واقع نمایشگاه مکانی است که صاحبان کالا و خدمات، مشتریان بالقوه و بالفعل، شرکت و مؤسسات رقیب، همه و همه در یک محل مشخص کنار یکدیگر قرار می گیرند.
هر یک سعی دارند با استراتژی های تبلیغاتی خود و طراحی غرفه نمایشگاه عالی اهداف از پیش تعیین شده خود را پیش ببرند و با برنا مه ریزی مناسب به موفقیت دست یابند.یک سری از شرکت ها به جهت برندینگ (Branding and Awareness) و برخی دیگر از شرکت ها برای افزایش فروش بیشتر (Promotion) در نمایشگاه های بین المللی حضور می یابند، به همین خاطر داشتن اطلاعات کافی در مورد اصول طراحی غرفه نمایشگاه بسیار اهمیت دارد .

تعریف نمایشگاه بین المللی و اصول اولیه غرفه سازی:

اصول طراحی غرفه نمایشگاه در نمایشگاه های بین المللی ایران به دو گروه تقسیم می شود: 1- گروهی از نمایشگاه هایی که در کار یک سیمینار برگزار می شوند و معمولا خیلی مقررات ندارند و در ضمن ساخت و سازی به آن شکل نیز ندارند. از ویژگیهای اصلی این گونه طراحی غرفه نمایشگاه  این است که سریع برپا می شوند و سریع نیز جمع می شوند و اگر در مکان خاص نباشد، خیلی هم در رفت و آمد های کاری دچار سردرگمی نمی شوید.

2- نمایشگاه هایی که در محل دائمی نمایشگاهی برگزار می شوند و قبل از هر کاری باید کاملا با فضای نمایشگاه آشنایی و آگاهی پیدا نمود، چون شناخت فضای نمایشگاه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و اتفاقات و جریان هایی که در مسیر کار شما به وجود خواهد آمد، قطعا در قیمت تمام شده غرفه ها تاثیر به سزایی خواهد داشت.

مختصری از نقش طراحی غرفه نمایشگاه در بازاریابی

نمایشگاه های بین المللی به عنوان یکی از بهترین روش های تبلیغات در بازاریابی صنعتی می تواند با گرد هم آوردن فروشندگان، خریداران و تولید کنندگان نقش به سزایی ایفا نماید.

حضور شرکت ها در یک مکان و نمایش مستقیم و سه بعدی و نمایش دادن خدمات و محصولات آنان، آشکار سازی و کشف عناصر موثر حتی عوامل مخفی خرید مانند مدیران و مهندسان و مرتفع سازی اهداف فروش، غیرفروش و برجسته کردن نقاط قوت و ضعف محصولات و خدمات شرکت ها، نقش به سزایی دارد و می تواند اهرم مناسبی در جهت بازاریابی محصولات شرکت ها احراز نماید.

مقدمه ایی در طراحی غرفه نمایشگاه

قبل از اینکه بخواهیم درباره اصول طراحی غرفه نمایشگاه  صحبت کنیم مقدمه ای کوتاه درباره طراحی غرفه نمایشگاه به شما عزیزان ارائه می کنیم. غرفه در واقع مکانی برای نمایش یا مکانی برای فروش کالا و ارایه خدمات است.

غرفه سازی نمایشگاه ، اصولا الگویی از کار شرکت کننده است، هر چه حرفه ای تر در طراحی و چینش آن با توجه به اهدف شرکت عمل گردد به همان نسبت نیز، واقعیت شرکت بهتر منعکس می شود. باید به طرقی طراحی، ساخته، چینش و اداره شود که فلسفه وجودی و موضوع فعالیت شرکت را به نمایش بگذارد و جذابیت های دیداری نیز داشته باشد.

در طراحی غرفه نمایشگاه، فقط توجه به زیبایی نباید صورت گیرد زیرا یک غرفه اثر هنری نیست. در طراحی غرفه ها نباید فقط به یک بعد توجه شود بلکه یک غرفه، قبل از هر چیز محلی برای معرفی شخصیت شرکت و پیشبرد اهداف شرکت می باشد.

ویژگی هایی برای داشتن یک طراحی غرفه نمایشگاه خوب

• یک غرفه باید دارای جذابیت لازم باشد.
• غرفه باید هماهنگ با نوع کالاهای نمایشی باشد.
• دارای وضعیت مکانی خوبی باشد.
• طرح ایجاد شده باید دارای پیامی ملموس و قابل فهم برای عموم باشد.
• طرح مورد نظر با محصولات و کالاهای در حال ارائه، متناسب باشد.

عوامل تاثیرگذار در طراحی غرفه نمایشگاه

نظم در طراحی غرفه نمایشگاه

از عوامل تاثیر گذار و جذاب (بیننده ها را جذب می کند) در یک طراحی غرفه نمایشگاه و غرفه سازی، نظم است که به غرفه یکپارچگی خاصی می‌بخشد و آن را از سالن نمایشگاه جدا می‌سازد. با داشتن یک غرفه‌ منظم به مخاطبان خود نشان می‌دهید در کارهایتان با انضباط جلو می‌روید و این انضباط باعث آرامش خاطر آنها خواهد شد، نظم از اصول طراحی غرفه نمایشگاه میباشد.

مذاکرات در طراحی غرفه نمایشگاه

باید برای غرفه مکان هایی مشخص شود تا بتوانیم با میهمانان خاص، مذاکرات مناسب با احترام ویژه و شخصیت کاری خاص صورت گیرد.
برای داشتن غرفه‌ای با دکوراسیون زیبا و فوق‌العاده، جلسه‌ای با طراحان غرفه و حتی مدیران فروش ترتیب دهید تا در زمان نمایشگاه همه چیز برای یک حضور منظم، منسجم و موفق آماده باشد، ترتیب دادن یک جلسه نیز از  اصول طراحی غرفه نمایشگاه درست و با کیفیت می باشد.

دیگر فاکتور ها در طراحی غرفه نمایشگاه

در واقع در طراحی غرفه نمایشگاه می بایست به زمینه فعالیت شرکت، نقشه غرفه، مشتریان منطقه، تعداد و نوع اجناس ارائه شده و خدمات و یکسری عوامل دیگر، دقت شود. در ضمن باید برای راحتی مخاطبین، فکری در طراحی غرفه ها نمود چون این نکته بسیار مهم می باشد. در واقع تمامی این هزینه ها باید در جهت پیشبرد اهداف بازاریابی و تبلیغات شرکت ها باشد و در اصل تمامی مراحل طراحی باید با هدف جلب نظر مشتری، راحتی و تثبیت برند در ذهن مخاطبان در میان تراکم غرفه ها و رقیبان صورت پذیرد.

نوع برخورد و نوع پذیرایی در طراحی غرفه نمایشگاه

نوع برخورد و نوع پذیرایی شما در طراحی غرفه نمایشگاه از مهمانانتان و بازدیدکنندگان می‌تواند تاثیر بسزایی در عقد قرارداد یا لغو آن داشته باشد. باید به این نکته توجه داشت که اکثر مدیران شرکت‌های بزرگ، دوره‌های روانشناسی و رفتارشناسی را گذرانده اند و حرکات و رفتار شما و حتی نوع پذیرایی را زیر نظر دارند و پس از اطمینان از اینگونه موارد و راستی آزمایی، دست به عقد یک قرارداد می‌زنند.

تناسب محصولات در طراحی غرفه نمایشگاه

طراحی دکوراسیون و غرفه سازی نمایشگاه  لازم است متناسب با محصول به نمایش درآمده باشد و اگر روی محصول خاصی تاکید داریم باید در طراحی غرفه نمایشگاه و المان‌های ظاهری غرفه نیز این موضوع را در نظر بگیریم. باید از فضا به صورت کامل استفاده کرد تا بازدید کنندگان با مشاهده هر قسمت از غرفه با اطلاعات جدیدی از کار شما مواجه شوند.

در طراحی باید توجه داشته باشید که مهم ترین اصل، سادگی در طراحی و ایجاد حس آرامش است و این احساس آرامش از اصول طراحی غرفه نمایشگاه میباشد که بسیار مهم میباشد ،  بازدیدکننده با رسیدن به غرفه شما نیازمند آن هستند که احساس شادابی و آرامش را به ‌دست آورند. با نور پردازی مناسب می شود حس آرامش را در بازدیدکنندگان برانگیخت. براساس نظر کارشناسان، استفاده صحیح از نور، حتی از ساخت و طراحی غرفه‌ای خارق‌العاده نیز مهم‌تر می باشد.‌

اندازه مناسب برای طراحی غرفه نمایشگاه

انتخاب اندازه مناسب برای طراحی غرفه نمایشگاه شما می تواند تأثیر گذار باشد. انتخاب اندازه مناسب برای یک غرفه بر اساس سلیقه نیست و این تفکر که هرچه غرفه بزرگ تر باشد به اعتبار شرکت می افزاید کاملا اشتباه است، باید توجه داشت که غرفه خیلی کوچک هم نباید باشد زیرا امکان دارد عدم فضای مناسب نتواند شما را در رسیدن به اهداف خود کمک کند.

مواردی که باید در انتخاب فضای مناسب در نظر داشته باشید باید مناسب برای تعداد کالاهای نمایشی، اندازه و حجم ارائه آن‌ها باشد و اگر نیازمند فضای مذاکره و تشریفات نیز هستید، با توجه به بودجه متناسب اختصاص یافته از طرف شرکت و اندازه غرفه، برنامه ریزی ها صورت گیرد.

برای انتخاب بهترین اندازه غرفه در طراحی غرفه نمایشگاه موارد زیر را مد نظر قرار دهید:

• سبک نمایش، تعداد و اندازه محصولات قابل ارائه در غرفه
• هدف شما از حضور در نمایشگاه چیست؟ این هدف خود تعیین کننده میزان مصرف هزینه و محصولات قابل ارائه نیز می باشد.
• پیش بینی حداقلی و حداکثری از تعداد بازدیدکننده و مشارکت کننده ها در نمایشگاه و جذب تعدادی از آن‌ها (با توجه به سیاست های شرکت) و داشتن فضای مناسب برای ورود و یا مذاکره که در محاسبه فضای غرفه از نکات بسیار حائز اهمیت اصول طراحی غرفه نمایشگاه می باشد.
• پیش بینی تعداد کارمندان حاضر در غرفه در بازه نمایشگاه و تجهیزات مورد نیاز آنان جهت برگزاری نمایشگاه
• نحوه و سطح برگزاری نمایشگاه و اهداف و برنامه ریزی های شرکت جهت پذیرایی و برقراری ارتباط مناسب با اختصاص دادن فضای VIP
  به همراه داشتن لوازم سمعی و بصری جهت برگزاری جلسات آموزشی و یا ارائه و معرفی کالا و خدمات
• تقسیم بندی فضای غرفه

تقسیم بندی در ساخت و طراحی غرفه نمایشگاه

غرفه های نمایشگاهی از نظر ساخت دارای دو دسته اصلی می باشند، یکی غرفه سازی نمایشگاه  و دیگری، غرفه آرایی.

در غرفه سازی نمایشگاه در واقع از مواد و تجهیزات در ساخت و طراحی غرفه نمایشگاه  استفاده می شود در حالی که در نوع غرفه آرایی، ساخت و سازی صورت نمی گیرد و تنها، فضای اختصاص یافته به هر غرفه را با کمک سازه های نمایشگاهی مانند استند، بنر، پاپاپ و …، دکور سازی صورت می گیرد. نکته مهم در این مورد این است که، شرکت ها باید قبل از انجام غرفه آرایی و غرفه سازی نمایشگاه  به آن آگاهی داشته باشند.

با توجه به اینکه نظم در طراحی غرفه نمایشگاه بسیار مهم است و از اصول طراحی غرفه نمایشگاه  و در برخی از موارد محدودیت های فضای غرفه و نوع محصولات و خدمات و تعداد آنها باعث پیچیده تر شدن طراحی می شود، گروه طراحی با مشورت و همفکری، باید تلاش کنند تا از فضای غرفه به نحوه احسنت و بهینه استفاده نمایند. اگر طراحی غرفه نمایشگاه به صورت حرفه ای انجام گیرد می تواند هزینه های اضافی که در زمان اجرا به کارفرما تحمیل می شود را تا حد زیادی کاهش دهد.

امروزه طراحی غرفه نمایشگاه مانند گذشته وابسته به مواد و متریال، نیست. با ورود تکنولوژی و متریال و ابزارهای نوین اطلاع رسانی که در دست طراحان حرفه ای قرار دارد و با استفاده از تجهیزات دیجیتال مدرن، یک غرفه نمایشگاهی بین المللی به صورت کاملاً حرفه ای و هوشمند طراحی و اجرا می شود. یعنی بازدید کنندگان می توانند به صورت کاملاً هوشمند اطلاعات اولیه مورد نیاز خود را از غرفه شما دریافت کنند.

پس از طراحی غرفه نمایشگاه حالا وقت پیاده سازی غرفه طراحی شده می باشد. در واقع پس از طراحی غرفه، نقشه اصلی در اختیار تیم غرفه سازی قرار می گیرد و مرحله ساخت شروع می شود، مرحله ساخت نیز از اصول طراحی غرفه نمایشگاه می باشد.

بخش های مختلف یک طراحی غرفه نمایشگاه

می توانیم با رعایت برخی نکات اصولی، از تمام فضای غرفه حداکثر بهره برداری را نمود، طراحی غرفه نمایشگاه باید بر اساس نیازها ، محدودیت ها و البته با توجه به نگرش و اهداف تعیین شده شرکت، برای حضوری موفق در نمایشگاه با نقشه دقیق و حساب شده ای، تقسیم بندی گردد، تقسیم بندیب را میتوان از جمله اصول طراحی غرفه نمایشگاه حائز اهمیت نام برد ، تقسیم بندی فضا غرفه ها بر اساس فعالیت هایی که قرار است انجام شود، نوع و اهداف شرکت ها، با هم متفاوت است.

بخش های مختلف غرفه در طراحی غرفه نمایشگاه

1. فضایی برای نمایش محصولات و خدمات
2. بخش مخصوصی جهت اطلاع رسانی
3. مکانی مشخص برای مذاکره، مشاوره و فضایی برای عقد قرارداد
4. مکان مناسبی جهت نمایش های صوتی و تصویری
5. مبلمان اداری جهت رسمیت بخشیدن به فرم غرفه و شخصیت شرکت و زیبایی محیط
6. خدمات و پذیرایی که نقش کمکی و تاثیرگذار در جهت عقد یک قرارداد
7. انباری جهت جمع آوری وسایلی که مورد نیاز نیستند.
8. بخشی بنام آموزش

هر غرفه دارای بخش هایی است که شما باید برای آن برنامه ویژه ای داشته باشید.

 

اطلاع رسانی طراحی غرفه نمایشگاه

بخش اطلاعات در طراحی غرفه نمایشگاه در ابتدای غرفه قرار دارد و به جهت آشنایی و اطلاع رسانی شرکت ها و یا بازدیدکنندگان می باشد. در حقیقت یکی از بخش های مهم جهت جذب مخاطب و نیل به سمت اهداف شرکت ها می باشد. شما می توانید در این بخش به بازدیدکنندکان، کاتالوگ ها و هدیه های کوچک ارائه دهید و به آن ها مشاوره های لازم را ارائه و یا پاسخگوی سؤالات آن‌ها در حد اطلاع رسانی باشید.

این بخش می تواند به ‌عنوان پیشانی شرکت ها جهت ارائه چهره شرکت و جذب بازدید کننده بیشتر عمل کند. معمولاً باید افرادی با سطح روابط عمومی بالا در این قسمت فعالیت نمایند و با همه ارباب رجوعان با رعایت نهایت احترام و توجه رفتار نمایند. در واقع این اصل مهمی است که برخی اوقات در اجرای آن کوتاهی می شود.

بخش نمایش محصولات و خدمات در طراحی غرفه نمایشگاه

بخش نمایش محصولات و خدمات از ارکان اصلی غرفه به حساب می آید که فعالیت این بخش ارائه خدمات، محصولات و یا ماکت محصول می باشد. در این بخش مسئولین غرفه ها، کارشناسان بخش فروش و فنی پاسخگوی سوالات کنجکاوانه بازدیدکنندکان می باشند و با خریداران ارتباط برقرار می کنند. بازدید کننده بصورت رودررو و حضوری با محصولات و اهداف حضور شرکت آشنا شده و نحوه تعاملات بعدی چیدمان می شود. این بخش نقش مؤثری در عقد یک قرارداد ایفا می کند و می تواند خریدار را متقاعد نماید که محصولات و خدمات شما را از نظر فنی ارزیابی نماید که متناسب نیازهای او هست یا نه.

به عنوان نمونه می توان از نحوه کار ماشین آلات برای بازدیدکنندگان صحبت نمود و نمایش داد و اطلاعات تخصصی تر را در اختیار مشتری قرار داد. اگر غرفه شما مکانی جهت بخش گفتگو و مشاوره را ندارد، می توان تمام مراحل انجام کار را در بخش نمایش محصولات و خدمات صورت داد. با طراحی مناسب، میشود فضایی جهت نمایش تصویری در این بخش تعبیه دید.

بخش مذاکره و مشاوره در طراحی غرفه نمایشگاه

بخش مذاکره و مشاوره غرفه نقش مهمی در بازاریابی و فروش کالا و خدمات دارد. در این بخش است که می توان یک بازدیدکننده را به خریدار واقعی تبدیل نمود. در این بخش، فضایی مناسب جهت عقد قرارداد در نظر باید گرفت.

در بخش مذاکره و فروش افرادی از طرف شرکت اقدام به معرفی ویژگیهای محصول و توانمندی های شرکت می کنند که در این بخش گفتگوی اولیه، توافق نامه و حتی احیاناً امضای پیش قرارداد صورت می گیرد. در این بخش اهدای هدایای شرکت و کاتالوگ های تخصصی نیز انجام می شود. طراحی این بخش بسیار حائز اهمیت می باشد، در واقع این بخش می تواند با الهام از اتاق جلسات و گفتگوهای شرکت و متفاوت صورت گیرد و دارای امکانات مناسب و راحتی باشد.

در بخش فوق باید فضا گستردگی لازم را داشته باشد و دارای بخشی جهت پذیرایی از مهمانان خاص و فضایی برای عقد قرارداد، در نظر گرفته شود.

بخش پشتیبانی غرفه در طراحی غرفه نمایشگاه

بخش پشتیانی غرفه دارای دو بخش اصلی می باشد. یکی ناحیه قابل دید و دیگری ناحیه غیر قابل دید می باشد. ناحیه قابل رویت شامل مواردی همچون قسمت پذیرایی بازدیدکنندگان و مبلمان اداری می باشد. بخش غیر قابل رویت باید شامل فضای نگه داری وسایل ها و لوازم غیر ضروری و اضافه، فضای آبدارخانه جهت پذیرایی، فضای استراحت کارمندان غرفه شرکت و قسمت هایی برای نگه داری تجهیزات اضافی است. این بخش با توجه به وسعت غرفه و امکانات شرکت ها متفاوت خواهد بود و طراحی واحد های آن در صورت بزرگ بودن می تواند به ‌گونه ای مجزا و مستقل انجام پذیرد. این بخش در اکثر غرفه های شرکت ها و سازمانهای بزرگ، انجام می پذیرد.

بخش آموزش طراحی غرفه نمایشگاه

بخش آموزش غرفه از بخش های حائز اهمیت در هر غرفه می باشد که می تواند دربر دارنده برنامه های آموزشی و استفاده بهینه از بعد تبلیغات و شناساندن کامل شرکت و محصولات آن به بازدید کنندگان مورد استفاده قرار گیرد. البته باید در نظر داشت که این بخش باید دارای فضای مناسب باشد.

در بخش آموزش غرفه، علاوه بر شناساندن شرکت، طرز کار اجرایی و تخصصی مربوطه و یا شیوه ارائه خدمات بصورت رایگان آموزش می دهند. در بخش فوق فضایی همچون کلاس درس تعبیه می شود که علاوه بر آموزش، جهت سازماندهی سمینارهای حرفه ای و تخصصی نیز مورد استفاده قرار می گیرد.

انواع غرفه ها در طراحی غرفه نمایشگاه

طراحی غرفه نمایشگاه با توجه به موقعیت قرار گرفته در هر نمایشگاه تعاریف مختلفی دارند و در تقسیم بندی جداگانه ای بررسی می شوند که فضای سرپوشیده همانند سالن های نمایشگاهی (covered aria) و فضای باز (open aria) در تعریف انواع غرفه موثر می باشد.

 

از انواعطراحی غرفه نمایشگاه می توان به موارد زیر اشاره نمود:

غرفه معمولی یا ردیفی خطی (linear stand row stand)

غرفه معمولی یا خطی از سه طرف با غرفه های همجوار دارای دیواره های مشترک می باشد و از یک طرف به سمت راهرو راه دارد و قابل دیدن بازدیدکنندگان می باشد که به غرفه یک بر نیز معروف است. معمولا بهترین گزینه برای انتخاب غرفه های خطی، غرفه هایی هستند که دارای عرض بیشتر و عمق مناسبی باشند، در واقع برای انتخاب یک غرفه خطی باید به پهنا و عمق اینگونه غرفه ها توجه شود. به این غرفه ها بدلیل قرار گرفتن در کنار یکدیگر و یک ردیف، غرفه ردیفی نیز اطلاق می شود.

 

غرفه نبشی (گوشه) corner stand

غرفه نبشی در مقایسه با غرفه های خطی از ارزش بالاتری برخوردار هستند زیرا از دو سمت با دیگر غرفه ها همجوار و همسایه می باشند و دارای دیواره مشترک و از دو طرف دیگر به سمت راهرو باز می باشند. امکان قابل دیده شدن از دوطرف را دارند و طراحی و چیدمان آن پرهزینه تر و سخت تر می باشد. به این گونه غرفه ها غرفه های دوبر و یا دو نبش نیز گفته می شود.

غرفه شبه جزیره ای (انتهایی) end stand

در مقایسه با غرفه نبشی غرفه های شبه جزیره ای از محبوبیت بیشتری در بین مخاطبین برخوردار است زیرا این گونه غرفه ها سه وجه قابل دیده شدن توسط بازدیدکنندگان را دارند و فقط یک طرف مسدود می باشد و بازدید کننده بیشتری را جذب می نمایند. به این غرفه ها با توجه به اینکه از سه طرف به راهرو راه دارد غرفه سه بر نیز گفته می شود.

غرفه جزیره ای island stand

بهترین گزینه برای انتخاب غرفه های نمایشگاهی غرفه های جزیره ای می باشند چون از چهار طرف به راهرو راه دارند و از تمام زوایا قابل دید و دسترسی می باشند. این نوع غرفه ها دارای ارزش بالای هستند و از جهت نمایش و تبلیغات نیز از قابلیت های بسیار مناسبی برخوردار هستند. این غرفه ها اغلب برای نمایش ماشین آلات و صنایع سنگین مورد استفاده قرار می گیرند و برای کالاهای دیگر نیاز به طراحی متفاوتی دارند تا اثر بخشی مناسب داشته باشد و بتواند کارایی مناسبی داشته باشد.