عوامل موثر در تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی

تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی عموما موضوعی است که برای هر غرفه داری بسیار حائز اهمیت است که با توجه و دقت لازم در تحقیقاتی که برای برآورد این تعرفه انجام می شود، می توان موفقیت شرکت را برای حضور در یک نمایشگاه به طور نسبی تضمین نمود.

تخمین اشتباه در این زمینه غالبا مشکلی است که هر غرفه داری ممکن است با آن مواجه شود که یا باعث کمبود بودجه به منظور پرداخت هزینه های اصلی و معمول غرفه را در پی داشته و یا به وجود آمدن هزینه های گزاف و غیر ضروری را موجب خواهد شد.این پرسش برای همه ی سرمایه گذاران و صاحبان مشاغل مختلف مطرح است که حضور در یک نمایشگاه چه میزان هزینه در بر خواهد داشت. تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی در هر نمایشگاهی متفاوت است و به نوع، طراحی و سبکی که شما از آن انتظار دارید، بستگی دارد.

نکاتی در محاسبه تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی

پس از انجام تحقیقات لازم در زمینه ی حضور در یک نمایشگاه، باید برنامه ریزی دقیقی در این زمینه انجام داد تا به نتایجی در مورد یک حضور موفق و بازگشت سرمایه ی بالقوه ی خود دست یافت. بنابراین ابتدا باید هدف گذاری هایی در زمینه ی تبلیغات و تجارت خود صورت داده تا مشخص شود که هدف شما از حضور در نمایشگاه چیست و در این حضور قصد دارید نظر چه نوع مخاطبی را به غرفه ی خود جلب نمایید. آیا قصد دارید در غرفه ی خود تنها به فروش کالا پرداخته یا می خواهید خدماتی را نیز در آن ارائه دهید؟ برنامه ی شما برای حضور در نمایشگاه شامل یک معرفی و ارائه ی چند گانه بوده یا تمرکز خود را بر روی تنها یک ارائه ی بزرگ خواهید گذاشت!
در مورد تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی ، اول از همه باید بودجه ای را برای خرید و یا اجاره ی غرفه ی خود در نظر بگیرید. در نمایشگاه های بین المللی تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی خرید سرپوشیده، حدودا مبلغی بین سیصد تا پانصد یورو برای هر متر مربع از غرفه برآورد شده است که این مبلغ تنها فضای خالی غرفه بدون هیچ گونه طراحی و ساختی را نشان می دهد. برای تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی خرید بهتر است زودتر اقدام کنید تا مکانی برجسته از نمایشگاه را برای برپایی غرفه ی خود رزرو نمایید.

در صورتی که یک غرفه با کیفیت بالا از نظر محل برگزاری در دسترس نبود، بهتر است یکی از غرفه های حاشیه ی نمایشگاه را برای اولین حضور خود در آن نمایشگاه رزرو کنید. تعرفه ی این گونه غرفه ها در نمایشگاه های بین المللی، علاوه بر هزینه های مکمل مثل هزینه ی نورپردازی، حدودا دویست و پنجاه یورو برای هر متر مربع هزینه خواهد داشت.

ضرورت هزینه طراحی غرفه نمایشگاهی

البته! در قدم بعدی مهم ترین و ضروری ترین سرمایه گذاری برای یک نمایش موفق در نمایشگاه، ساخت غرفه است. شما نمی توانید این کار را خود به تنهایی انجام دهید، نباید انتظار داشته باشید که به عنوان مثال ساخت و ساز غرفه را خود انجام داده و طرحی را تولید نمایید و از انجام این کار نتایج مناسبی حاصل شود. طراحی غرفه نمایشگاهی فراتر از آن چیزی است که بتوان با انجام بخش های اصلی آن در ساخت غرفه، طراحی زیبا و کارآمد تولید نمود. یک طراحی عالی و با کیفیت می تواند تاثیر بسیار زیادی در ذهن و نگاه بازدید کننده باقی بگذارد و به شما کمک کند تا بتوانید به راحتی از رقبای خود پیشی بگیرید در این میان باید تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی را هم در نظر داشته باشید.

بررسی چگونگی عملکرد تعرفه غرفه

غرفه ی شما علاوه بر دیده شدن از لحاظ مکانی، نیاز دارد تا عملکرد مناسبی را نیز از خود نشان دهد. بنابراین به کارشناسان طراحی غرفه در این زمینه اعتماد کنید، تحقیقات خود را انجام داده و طرح های مختصر و کلی خود را به طراح پیشنهاد دهید. سپس اجازه دهید تا طراح کار خود را به بهترین نحو انجام داده و غرفه ای بسیار زیبا و کارامد برای شما طراحی نماید.پس از رزرو فضای غرفه و سفارش طرح مورد نظر به یک طراح، با او قراردادی را امضا نمایید. شما هنگامی که یک طراح یا شرکت پیمانکار در این زمینه را برای انجام طراحی غرفه ی خود در نظر می گیرید، در واقع از آن ها می خواهید تا طرحی را برای غرفه ی شما ارائه داده و سپس خدمات تخصصی خود را برای تحویل غرفه ی مورد نظر به منظور نمایش در هر زمان و هر نقطه ای ارائه دهند. پس از اتمام نمایش، معمولا تحت چارچوب های زمانی محدود ایرادات غرفه برطرف می شود و این موضوع اغلب در طول چند ساعت رخ می دهد.

تعیین بودجه کلی تعرفه طراحی غرفه

تعیین یک برنامه ی دقیق و مدون در خصوص تعیین میزان بودجه تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی، بسیار ضروری است. لذا به این منظور انجام آن دو نکته را می بایست مورد توجه قرار داد و فرد مناسبی را به منظور تحقق هر کدام، تعیین نمود.

تعیین میزان بودجه تعرفه طراحی نمایشگاهی

به منظور مشخص نمودن میزان بودجه ابتدا باید اهداف شرکت را در نظر گرفت و با توجه به آن شخصی را تعیین نمود. این شخص وظیفه دارد تا هزینه ی خرید غرفه نمایشگاهی و یا اجاره ی آن،هزینه سفر (که با توجه به محل نمایشگاه و مدت اقامت متغیر است) و هم چنین هزینه وسایل جانبی مورد نیاز غرفه را تخمین زده و به طور نسبی تعیین نماید.

برنامه ریزی و زمان بندی در تعرفه طراحی غرفه

شخصی که برای این کار در نظر گرفته می شود، پس از تعیین نسبی میزان بودجه، هزینه های تخمینی و تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی مسئول برنامه ریزی به منظور انجام کارهای مختلف می باشد که در این مورد نیز باید اهداف شرکت را مدنظر قرار داد.

تاثیر بودجه در تعرفه طراحی غرفه

میزان بودجه خود را با طراح در میان بگذارید، به هیچ عنوان از بحث با طراح در مورد تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی و میزان بودجه ی خود نهراسید. بدترین کاری که در طراحی غرفه نمایشگاهی می توانید انجام دهید این است که به یک طراح بگویید که بودجه ی شما سقفی ندارد و بحث هزینه در طراحی مطرح نیست، به این امید که شما در طراحی خود از طرف طراح چیزی دریافت خواهید کرد که از تصورات شما فراتر است. به تخصص طراح خود اعتماد کنید و میزان بودجه ی خود را با آن ها در میان بگذارید تا بتوانند بهترین گزینه ها را برای هزینه کردن بودجه ی شما در موارد مختلف به شما پیشنهاد دهند.

میزان بودجه مورد نیاز اجاره یک غرفه نمایشگاهی

در نمایشگاه های مختلف، عموما کمپانی های بزرگ بسیار زیادی شرکت می کنند که غرفه ای را برای انجام فعالیت های خود در آن نمایشگاه اجاره می کنند. لذا پس از اجاره ی غرفه ی مدنظر خود، با توجه به مواردی که برای چگونگی تعیین میزان بودجه در ادامه توضیح داده خواهد شد، بودجه را تعیین کنید.

موارد مهم در تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی

– بیشترین میزان بودجه ی خود به میزان بیست و پنج درصد آن را به اجاره ی مکان غرفه اختصاص دهید.
– طراحی کلی و گرافیک غرفه نمایشگاهی، موضوعی است که بعد از اجاره ی مکان غرفه باید به آن توجه زیادی شود. بنابراین بیست و پنج درصد دیگر از بودجه خود را باید صرف امور طراحی و گرافیکی غرفه کنید.
– هزینه ی سفر، هزینه های جانبی و به خصوص پرداخت حقوق کارکنان حاضر در غرفه موضوعی است که بسیار حائز اهمیت بوده و در موفقیت شما برای حضور در نمایشگاه نقش مهمی را ایفا می کند. بنابراین بیست درصد از بودجه ی باقی مانده ی خود را به این گونه موارد اختصاص دهید.
– برای هزینه ی برق، تمیزکاری و بارگیری وسایل موجود در غرفه پانزده درصد از بودجه خود را کنار بگذارید.
– ده درصد از بودجه را به ارسال تجهیزات و لوازم مربوط به غرفه سازی اختصاص دهید.
– ده درصد دیگر از بودجه ی خود را که به نوعی آخرین هزینه ی غرفه سازی نیز محسوب می شود، مختص به امور مطبوعاتی قرار دهید.

هزینه های خاص جانبی در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی

در بخش قبل هزینه های اصلی و میزان بودجه ی مورد نیاز برای طراحی، ساخت و اجرای غرفه نمایشگاهی و نیز نحوه ی تعیین آن به طور مختصر بیان شد. علاوه بر این هزینه ها، باید مبالغ دیگری را نیز به عنوان تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی و ساخت آن در نظر گرفت. این هزینه ها جزو هزینه های اصلی برای طراحی غرفه محسوب نمی شود اما از اهمیت بالایی در رسیدن به اهداف برخوردار بوده و نباید به سادگی آن ها را نادیده گرفت.

تعرفه تبلیغاتی طراحی غرفه نمایشگاهی

برای شرکت در هر نمایشگاهی، امور تبلیغاتی دارای اهمیت بسیار زیادی بوده و در تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی نیز بسیار تاثیر گذار است. چاپ و توزیع کاتالوگ ها و بروشورهای تبلیغاتی گوناگون نقش به سزایی در معرفی تولیدات و سرویس های کمپانی های حاضر در نمایشگاه داشته و در جذب مخاطب و بازدید کننده بسیار مفید و موثر است.

نمایشگاه ها عموما جز محیط های شلوغ و پر ازدحام به حساب می آیند و با توجه به شلوغی و سر و صدای زیاد موجود در این محیط، امکان معرفی یک محصول یا سرویس ارائه شده ی یک شرکت به صورت توضیحی و شفاهی وجود ندارد. از طرفی بیشتر افرادی که به عنوان بازدید کننده در نمایشگاه حضور دارند، تمایل بیشتری به آشنایی با این محصولات از طریق مطالعه ی این کاتالوگ ها و بروشورها دارند. بنابراین توزیع کاتالوگ و بروشور تبلیغاتی می تواند تاثیر به سزایی در معرفی خدمات و محصولات به مخاطب و در نتیجه جذب و مذاکره با او داشته باشد. استفاده از بنرهای تبلیغاتی و استندهای خلاقانه در محیط غرفه و نمایشگاه نیز می تواند موفقیت در تبلیغات غرفه و محصول موجود در آن را دو چندان کند. لذا به هیچ عنوان نباید تاثیرات بنر و استند تبلیغاتی را در معرفی خدمات و کالاهای ارائه شده در غرفه و جذب بازدید کننده، نادیده گرفت.

نقش هدایای نمایشگاهی در تعرفه غرفه

اهداء هدایای نمایشگاهی و تبلیغاتی در محیط نمایشگاه تاثیر زیادی در جذب بازدید کننده داشته و باعث می شود تا خاطره ای مثبت از آن غرفه در ذهن مخاطب نقش ببندد، لذا جز هزینه هایی است که باید به عنوان تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی در نظر گرفت. نفیس تر و ارزشمندتر بودن این هدایا، باعث تاثیر بیشتر آن در ذهن بازدید کنندگان حاضر در نمایشگاه شده و کمک زیادی به جذب آن ها می کند. این نکته را نیز در نظر بگیرید که هدایایی که به مدیران صنایع مختلف اهدا می کنید، باید ارزشمند تر از هدایایی باشد که به مخاطب و بازدید کننده ی عادی خود می دهید.

چگونگی پذیرایی در تعرفه غرفه نمایشگاه

پذیرایی در غرفه نمایشگاهی هزینه ی بالایی برای غرفه دار در پی خواهد داشت و تاثیر زیادی در افزایش تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی خواهد گذاشت. لذا اختصاص این موضوع به نوع مخاطبین، دارای اهمیت فراوانی بوده و باید در جهت جذب و نگه داشتن مخاطبینی که قصد خرید یا مذاکره را دارند، این کار صورت پذیرد. برای انجام پذیرایی در غرفه استفاده از انواع شیرینی و شکلات و هم چنین نوشیدنی های گرم مثل چای و قهوه ونوشیدنی های سرد مثل آبمیوه های طبیعی می تواند مناسب باشد.

چگونگی اهداء جوایز در غرفه نمایشگاهی

همان طور که گفته شد جذب و نگه داشتن بازدید کننده در غرفه ی نمایشگاهی، اصلی ترین و اساسی ترین موضوعی است که در معرفی موفق کالا، محصولات و خدمات از سوی یک شرکت باید مورد توجه هر غرفه داری قرار گیرد. یکی از روش هایی که شرکت های حاضر در نمایشگاه برای این موضوع از آن بهره می برند، انجام قرعه کشی و اهدای جوایز مختلف در غرفه است.

این نکته را در نظر بگیرید که انجام این کار میزان تعرفه ی مورد نظر هر شرکت برای ساخت غرفه را به شکل قابل توجهی افزایش می دهد. لذا با توجه به این موضوع بهتر است تنها در صورتی این هزینه را به سایر هزینه های خود در امور غرفه داری اضافه کنید که توانایی بهره مندی از تجمع بازدید کنندگان در غرفه ی خود را داشته باشید. چرا که بدون شک با انجام این کار یکی از شلوغ ترین و پر ازدحام ترین غرفه های نمایشگاه را در لحظه ی انجام قرعه کشی در اختیار خواهید داشت.

سرویس های مناسب در تعرفه غرفه

برای انتخاب شخصی که کار طراحی و ساخت غرفه ی شما را انجام می دهد، گزینه های زیادی وجود دارد. موثرترین و مقرون به صرفه ترین راه حل، استفاده از سرویس های نمایشگاهی پشت سر هم است. شرکت های پیمانکار ارائه کننده ی این سرویس، کار طراحی، ساخت، نصب، حذف، خدمات تولید گرافیک غرفه و مدیریت پروژه های فرعی مربوط به غرفه را اجرا می کنند. شما می توانید از یک آژانس یا شرکت طراحی برای طراحی غرفه ی خود استفاده کرده و سپس برای ساخت آن از یک پیمانکار دیگر بهره ببرید. این کار مزایای خاص خود را دارد چرا که دسترسی به طیف وسیع تری از طراحان را برای غرفه دار ممکن خواهد ساخت اما در نهایت، هم کنترل کمتری بر روی اشخاصی که طراحی، ساخت و اجرای غرفه تان را عهده دار هستند، خواهید داشت و هم تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی شما را بیشتر خواهد کرد.

مروری بر نکات کلیدی طراحی غرفه

در مورد تعرفه طراحی غرفه نمایشگاهی و راه اندازی آن، نمی توان به طور صریح و قاطع اظهار نظر کرد، زیرا منافع و سرمایه ی شما در این راه بازگشت پذیر است و هر چه سرمایه ی شما بیشتر باشد، ارائه و فروش موفق تری خواهید داشت. شما در تجارت خود به طور حتم فرصت زیادی برای دسترسی مستقیم به بازار و مشتریان بالقوه ی خود نخواهید داشت و تنها از طریق حضور در نمایشگاه به این مهم دست خواهید یافت. بنابراین برای یک ارائه ی موفق بهتر است تحقیقات لازم را انجام داده و با توجه به میزان بودجه ای که برای این کار در نظر گرفته اید، بیشتر تمرکز خود را بر روی یک طراحی زیبا و مناسب با اهداف شرکت خود قرار دهید. قرار ندادن سقف برای میزان بودجه ی خود با تصور این که غرفه ی شما فراتر از حد تصورتان طراحی و ساخته خواهد شد، اشتباهی است که گاهی برخی از شرکت ها ندانسته به آن دچار می شوند. لذا به شما توصیه می کنیم که در مورد مقدار بودجه ی خود برنامه ریزی واقع بینانه ایی داشته باشید و پس از آن که شرکت پیمانکار مورد نظر خود را برای طراحی و راه اندازی یک غرفه نمایشگاهی یافتید، به این شرکت اجازه دهید تا از میزان بودجه ی شما و چگونگی صرف این بودجه توسط شما، اطلاع داشته باشند. زیرا این گونه شرکت ها با تخصصی که در این امر دارند، برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود و صرف آگاهانه ی سرمایه ی شما وجود دارند.